Allgemeine Geschäftsbedingungen
Stand: 08.07.2026 · Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „rapidFOX“.
§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der Software-as-a-Service-Anwendung „rapidFOX“ (nachfolgend „Dienst“ oder „Software“) zwischen der Entracon Projektservice GmbH, Springorumallee 10, 44795 Bochum (nachfolgend „Anbieter“), und dem Kunden.
(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind nicht Zielgruppe des Angebots.
(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis der AGB des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt.
§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden den Dienst als webbasierte Anwendung („Software as a Service“) über das Internet zur Nutzung bereit. rapidFOX ist ein Helpdesk- und Ticketsystem mit Funktionen u. a. zur Verwaltung von Support-Vorgängen, zur E-Mail-Integration, zur internen Zusammenarbeit (Chat, Anrufe), zu Firmenakten, zu einem Wissensspeicher, zu Service-Level-Vereinbarungen sowie – optional – zu einem KI-Assistenten.
(2) Der jeweils aktuelle Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und an den Stand der Technik anzupassen, solange der vertraglich geschuldete Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.
(3) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in ihrer jeweiligen Fassung; eine Anpassung an individuelle Anforderungen des Kunden ist nur nach gesonderter Vereinbarung geschuldet.
§ 3 Vertragsschluss und Registrierung
(1) Die Darstellung des Dienstes auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Mit Absenden des Registrierungs- bzw. Bestellformulars gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs bzw. der Bestätigung durch den Anbieter zustande.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese aktuell zu halten. Zur Registrierung berechtigt sind nur vertretungsbefugte oder ausdrücklich bevollmächtigte Personen.
(3) Der Kunde hat die Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Anbieter stellt zur zusätzlichen Absicherung eine Zwei-Faktor-Authentisierung bereit.
§ 4 Testphase
(1) Der Anbieter kann eine kostenlose Testphase (in der Regel 7 Tage) anbieten. Während der Testphase steht der Dienst zu Testzwecken zur Verfügung; die Bereitstellung erfolgt „wie besehen“ ohne Verfügbarkeitszusage.
(2) Wird nicht vor Ablauf der Testphase eine kostenpflichtige Nutzung gebucht, endet der Zugang automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Es entstehen aus der bloßen Testphase keine Kosten und keine Zahlungsverpflichtung.
§ 5 Bereitstellung, Verfügbarkeit und Wartung
(1) Der Anbieter stellt den Dienst mit einer im Jahresmittel hohen Verfügbarkeit bereit. Ausgenommen sind Zeiten, in denen der Dienst aufgrund von Umständen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (insbesondere höhere Gewalt, Störungen im Verantwortungsbereich Dritter), nicht erreichbar ist, sowie angekündigte Wartungsfenster.
(2) Notwendige Wartungs-, Pflege- und Aktualisierungsarbeiten wird der Anbieter, soweit möglich, in nutzungsarme Zeiten legen und – bei absehbar erheblichen Beeinträchtigungen – mit angemessenem Vorlauf ankündigen.
(3) Übergabepunkt für die Leistung des Anbieters ist der Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums. Für die Internetanbindung und die geeignete Endgeräte-/Browser-Ausstattung auf Seiten des Kunden ist der Kunde verantwortlich.
§ 6 Pflichten und Verantwortlichkeit des Kunden
(1) Der Kunde ist für die von ihm und seinen Nutzern eingestellten Inhalte und Daten selbst verantwortlich. Er sichert zu, dass die Nutzung des Dienstes und die von ihm eingestellten Inhalte nicht gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter verstoßen.
(2) Der Kunde wird den Dienst nicht missbräuchlich nutzen, insbesondere keine rechtswidrigen, beleidigenden oder mit Schadsoftware behafteten Inhalte einstellen oder versenden, keine Massen-/Spam-Nachrichten über den Dienst verbreiten und die Sicherheit und Integrität des Dienstes nicht beeinträchtigen.
(3) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch den Kunden oder seine Nutzer oder auf von ihm eingestellten Inhalten beruhen, einschließlich angemessener Kosten der Rechtsverteidigung.
(4) Der Kunde ist verpflichtet, die für die E-Mail-Integration hinterlegten Zugangsdaten rechtmäßig zu verwenden und die erforderlichen datenschutzrechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung der Inhalte seiner Endkunden sicherzustellen.
§ 7 Preise und Zahlungsbedingungen
(1) Die Nutzung erfolgt gegen ein platzbasiertes Entgelt. Sofern nicht anders vereinbart, beträgt der Preis 19,00 € netto pro Benutzer (Platz) und Monat zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt der Buchung auf der Website ausgewiesene Preisangabe.
(2) Der monatliche Gesamtpreis ergibt sich aus der Anzahl der gebuchten Plätze multipliziert mit dem Platzpreis. Zusätzlich gebuchte Plätze werden ab dem Zeitpunkt der Buchung berechnet.
(3) Die Abrechnung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Die Zahlung wird über die vom Kunden gewählte Zahlungsart (z. B. Karte, Apple Pay, Google Pay, „Link" oder SEPA-Lastschrift über Stripe bzw. PayPal) eingezogen. Die im Bezahlvorgang konkret verfügbaren Zahlungsarten können je nach Endgerät, Land und Betrag variieren. Der Kunde hat für eine ausreichende Deckung bzw. gültige Zahlungsmittel zu sorgen.
(4) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, nach erfolgloser angemessener Fristsetzung den Zugang zum Dienst zu sperren. Weitergehende gesetzliche Rechte bleiben unberührt. Verzugszinsen werden in gesetzlicher Höhe berechnet.
(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für künftige Abrechnungszeiträume mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums anzupassen. Ist der Kunde mit einer Preiserhöhung nicht einverstanden, kann er den Vertrag zum Wirksamwerden der Erhöhung kündigen.
§ 8 Vertragslaufzeit und Kündigung
(1) Sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit mit monatlichem Abrechnungszeitraum geschlossen. Der Vertrag kann von beiden Parteien zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Eine Mindestvertragslaufzeit besteht nicht.
(2) Die Kündigung kann in Textform (z. B. per E-Mail) oder – soweit angeboten – über die Kündigungsfunktion im Konto erfolgen.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Abmahnung erheblich oder wiederholt gegen wesentliche Vertragspflichten (insb. § 6) verstößt oder mit einem nicht unerheblichen Teil der Vergütung in Verzug gerät.
(4) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden für einen angemessenen Zeitraum die Möglichkeit zum Export seiner Daten bereit. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Kundendaten gemäß den Regelungen der Auftragsverarbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, geschieht dies auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil des Vertragsverhältnisses ist. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung.
§ 10 Nutzungsrechte
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, den Dienst im vertraglich vereinbarten Umfang bestimmungsgemäß zu nutzen.
(2) Der Kunde erhält keine weitergehenden Rechte an der Software. Insbesondere ist es dem Kunden nicht gestattet, die Software zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln oder Dritten außerhalb der vertraglich vorgesehenen Nutzung zugänglich zu machen, soweit dies nicht gesetzlich zwingend erlaubt ist.
(3) An den vom Kunden eingestellten Inhalten und Daten erwirbt der Anbieter keine Rechte; er verarbeitet diese ausschließlich zur Vertragserfüllung und im Rahmen der Auftragsverarbeitung.
§ 11 Support
Der Anbieter unterstützt den Kunden bei Fragen zur Nutzung des Dienstes im Rahmen des jeweils angebotenen Supports (u. a. per E-Mail und über das integrierte Hilfe-Center). Ein individuell zugesicherter Reaktionszeit- oder Servicelevel besteht nur, soweit dies gesondert vereinbart ist.
§ 12 Gewährleistung / Mängel
(1) Der Anbieter gewährleistet die vertragsgemäße Nutzbarkeit des Dienstes. Ein Mangel liegt nicht vor bei nur unerheblicher Abweichung von der geschuldeten Beschaffenheit sowie bei Beeinträchtigungen, die auf einer nicht vertragsgemäßen Nutzung oder auf Umständen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters beruhen.
(2) Der Kunde wird erkennbare Mängel unverzüglich anzeigen. Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist, etwa durch Bereitstellung einer korrigierten Version oder eines Workarounds.
(3) Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.
§ 13 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, im Rahmen einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei der leicht fahrlässigen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.
(4) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, der auch bei einer ordnungsgemäßen und regelmäßigen Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre. Der Kunde bleibt für die Sicherung seiner Daten mitverantwortlich, soweit ihm dies zumutbar und technisch möglich ist.
(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
§ 14 Höhere Gewalt
Ereignisse höherer Gewalt, die dem Anbieter die geschuldete Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen (z. B. großflächige Netz- oder Stromausfälle, Streiks, behördliche Maßnahmen, Naturkatastrophen), befreien den Anbieter für die Dauer der Störung von seiner Leistungspflicht. Ansprüche wegen dadurch bedingter Nichtleistung bestehen nicht.
§ 15 Vertraulichkeit
Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur für Zwecke der Vertragsdurchführung zu verwenden. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.
§ 16 Änderungen dieser AGB
Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird. Änderungen werden dem Kunden in Textform mit angemessener Frist vor Inkrafttreten mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der mitgeteilten Frist oder nutzt er den Dienst nach Inkrafttreten weiter, gelten die Änderungen als angenommen. Auf die Bedeutung des Schweigens wird der Anbieter in der Mitteilung gesondert hinweisen.
§ 17 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist – der Geschäftssitz des Anbieters (Bochum). Der Anbieter ist zudem berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle unwirksamer Bestimmungen tritt die gesetzliche Regelung.
(4) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.